Процедурата по издаване на нова трудова книжка на работника или служителя, когато тя бъде изгубена, намира правна уредба в Кодекса на труда.
Трудовата книжка може да бъде изгубена както по вина на работодателя, така и от работника или служителя. И в двата случая, издаването на нова трудова книжка е в правомощията на съответната инспекция по труда по местонахождение на предприятието, където работи работникът или служителят или по местоживеенето му.
Трудовата книжка е официален удостоверителен документ, съдържащ писмена информация, удостоверяваща съществуването на определени факти и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя.

Осъществяване на процедурата
Законодателят предвижда две хипотези за изгубване на трудова книжка.

1. Изгубване на трудова книжка на работник или служител по вина на работодателя
   Първата хипотеза урежда, че когато трудовата книжка бъде изгубена по вина на работодателя, по искане на работника или служителя се издава нова трудова книжка от съответната инспекция по труда. В този случай работодателят представя на инспекцията по труда необходимите данни от предишните работодатели.
   Издаването на нова трудова книжка на работник или служител е правомощие на съответната инспекция по труда по местонахождение на предприятието, където той работи.
   Процедурата по издаването на нова трудова книжка започва с подаване на писмена МОЛБА-ДЕКЛАРАЦИЯ ОТ СТРАНА НА РАБОТНИКА ИЛИ СЛУЖИТЕЛЯ ДО ИНСПЕКЦИЯТА ПО ТРУДА по местонахождение на работодателя, при когото той работи. Чрез нея се иска издаване на нова трудова книжка. В молба-декларацията се посочва, че трудовата книжка е изгубена, кой я е изгубил и данни за работодатели, при които е работил .
   Въз основа на подадената от работника или служителя молба-декларация, инспекцията по труда по местонахождение на работодателя го задължава в срок не по–дълъг от един месец да представи необходимото УДОСТОВЕРЕНИЕ ЗА ИЗДАВАНЕТО НА НОВА ТРУДОВА КНИЖКА по образец Законодателят установява задължение за работодателя да представи на инспекцията по труда необходимите данни за трудовото правоотношение на работника или служителя, както с него, така и за трудовите му правоотношения с предишни работодатели.
   За данните, касаещи трудовите правоотношения на работника или служителя с други работодатели, работодателят, изгубил трудовата книжка, изисква от тях издаване на удостоверения по образец съгласно Приложение № 2 на НТКТС. Работодателите са длъжни да издават исканите удостоверения в 7-дневен срок от поискването.
   Събраните удостоверения се представят от работодателя в инспекцията по труда по опис.
   След получаването на необходимата информация, инспекцията по труда издава на работника или служителя нова трудова книжка по утвърден образец. Въз основа на представените документи, тя извършва вписването на съответните данни.
2. I Изгубване на трудова книжка по вина на работник или служител
   Втората хипотеза урежда, че когато трудовата книжка бъде изгубена от работника или служителя, инспекцията по труда му издава нова трудова книжка въз основа на представени от него достоверни данни.
   В този случай, удостоверяването на необходимите данни пред инспекцията по труда е задължение на работника или служителя, изгубил трудовата си книжка. Изискването за достоверност на представените данни означава, че те следва да съответстват на обективно осъществилите се в действителността факти и обстоятелства. Достоверността се доказва от работника или служителя, което на практика може да стане с удостоверения по образец съгласно Приложение № 2 на НТКТС, оригинални документи или заверени по установения ред преписи.
   Процедурата започва със събирането, от страна на работника или служителя, на удостоверения по образец съгласно приложение № 2 от НТКТС от всеки един работодател, с който е бил в трудово правоотношение или на други оригинални документи, съдържащи изискващите се данни.
   Работодателите са длъжни да издават исканите удостоверения в 7-дневен срок от поискването им.

След събирането на необходимите удостоверения и оригинални документи, работникът или служителят подава писмена МОЛБА–ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ИЗДАВАНЕ НА НОВА ТРУДОВА КНИЖКА до инспекцията по труда по местоживеенето му, в която се посочва, че трудовата книжка е изгубена, кой я е изгубил и данни за работодатели, при които е работил. Към молбата–декларация се прилагат по опис съответните документи.
Инспекцията по труда има право сама да извършва служебна проверка на приложените документи.
Инспекцията по труда издава на работника или служителя нова трудова книжка по утвърден образец и извършва вписването на съответните данни въз основа на представените документи.

 И в двата случая издадената нова трудова книжка на работника или служителя от инспекцията по труда се вписва в дневник за издадените от нея нови трудови книжки по образец, който следва да бъде преномериран, прошнурован и заверен с подпис и печат.

Неправомерният отказ от страна на работодателя за издаване на удостоверение по образец съгласно приложение № 2 на Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж е нарушение на трудовото законодателство и подлежи на контрол и санкции от съответната инспекция по труда по общия ред.
Според разпоредбата на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения. За тези данни териториалните поделения на НОИ поддържат информационна система.